Ce qu’il faut savoir
- Créez un rapport en utilisant des graphiques : Sélectionnez Insertion > Graphiques recommandés, puis choisissez celui que vous souhaitez ajouter à la feuille de rapport.
- Créez un rapport avec des tableaux croisés dynamiques : Sélectionnez Insérer > Tableau croisé dynamique. Sélectionnez la plage de données que vous souhaitez analyser dans le champ Tableau/Range.
- Imprimez : Allez dans Fichier > Imprimer, changez l’orientation en Paysage, la mise à l’échelle en Ajuster toutes les colonnes sur une page, et sélectionnez Imprimer le classeur entier.
Cet article explique comment créer un rapport dans Microsoft Excel en utilisant des compétences clés comme la création de graphiques et de tableaux de base, la création de tableaux croisés dynamiques et l’impression du rapport. Les informations contenues dans cet article s’appliquent à Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 et Excel pour Mac.
Création de graphiques et de tableaux de base pour un rapport Excel
La création de rapports implique généralement la collecte d’informations et leur présentation dans une seule feuille qui sert de feuille de rapport pour toutes les informations. Ces feuilles de rapport doivent être formatées de manière à être faciles à imprimer.
L’un des outils les plus couramment utilisés dans Excel pour créer des rapports est celui des graphiques et des tableaux. Pour créer un graphique dans une feuille de rapport Excel :
Sélectionnez Insérer dans le menu, et dans le groupe des graphiques, sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez ajouter à la feuille de rapport.
Dans le menu Chart Design, dans le groupe Data, sélectionnez Select Data.
Sélectionnez la feuille contenant les données et sélectionnez toutes les cellules contenant les données que vous souhaitez représenter sous forme de graphique (y compris les en-têtes).
Le graphique sera mis à jour dans votre feuille de rapport avec les données. Les en-têtes seront utilisés pour remplir les étiquettes dans les deux axes.
Répétez les étapes ci-dessus pour créer de nouveaux diagrammes et graphiques qui représentent de manière appropriée les données que vous souhaitez afficher dans votre rapport. Lorsque vous devez créer un nouveau rapport, il vous suffit de coller les nouvelles données dans les feuilles de données, et les diagrammes et graphiques se mettent à jour automatiquement.
Il existe différentes façons de mettre en page un rapport en utilisant Excel. Vous pouvez inclure des graphiques et des diagrammes sur la même page que les données tabulaires (numériques), ou vous pouvez créer plusieurs feuilles pour que le rapport visuel soit sur une feuille, les données tabulaires sur une autre, etc.
Utilisation de tableaux croisés dynamiques pour générer un rapport à partir d’une feuille de calcul Excel
Les tableaux croisés dynamiques sont un autre outil puissant pour créer des rapports dans Excel. Les tableaux croisés dynamiques permettent de creuser plus profondément dans les données.
Sélectionnez la feuille contenant les données que vous voulez analyser. Sélectionnez Insérer > Tableau croisé dynamique.
Dans la boîte de dialogue Create PivotTable, dans le champ Table/Range, sélectionnez la plage de données que vous souhaitez analyser. Dans le champ Emplacement, sélectionnez la première cellule de la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez effectuer l’analyse. Sélectionnez OK pour terminer.
Cela lancera le processus de création du tableau croisé dynamique dans la nouvelle feuille. Dans la zone Champs du tableau croisé dynamique, le premier champ que vous sélectionnez sera le champ de référence.
Dans cet exemple, le tableau croisé dynamique affichera les informations sur le trafic du site Web par mois. Donc, d’abord, vous devez sélectionner Mois.
Ensuite, faites glisser les champs de données dont vous voulez afficher les données dans la zone des valeurs du volet des champs du tableau croisé dynamique. Vous verrez alors les données importées de la feuille source dans votre tableau croisé dynamique.
Le tableau croisé dynamique rassemble toutes les données de plusieurs éléments en les additionnant (par défaut). Dans cet exemple, vous pouvez voir quels mois ont eu le plus de pages vues. Si vous souhaitez une analyse différente, il vous suffit de sélectionner la flèche déroulante située à côté de l’élément dans le volet des valeurs, puis de sélectionner Paramètres des champs de valeur.
Dans la boîte de dialogue Paramètres des champs de valeur, modifiez le type de calcul en fonction de vos préférences.
Les données du tableau croisé dynamique seront ainsi mises à jour en conséquence. Grâce à cette approche, vous pouvez effectuer toutes les analyses que vous souhaitez sur les données sources et créer des tableaux croisés dynamiques qui affichent les informations de votre rapport de la manière dont vous le souhaitez.
Comment imprimer votre rapport Excel
Vous pouvez générer un rapport imprimé à partir de toutes les feuilles que vous avez créées, mais vous devez d’abord ajouter des en-têtes de page.
Sélectionnez Insérer > Texte > En-tête & Pied de page.
Tapez le titre de la page de rapport, puis mettez-le en forme pour utiliser un texte plus grand que la normale. Répétez ce processus pour chaque feuille de rapport que vous prévoyez d’imprimer.
Ensuite, masquez les feuilles que vous ne voulez pas inclure dans le rapport. Pour ce faire, cliquez à droite sur l’onglet de la feuille et sélectionnez Masquer.
Pour imprimer votre rapport, sélectionnez Fichier > Imprimer. Changez l’orientation en Paysage, et la mise à l’échelle en Ajuster toutes les colonnes sur une page.
Sélectionnez Imprimer tout le classeur. Désormais, lorsque vous imprimez votre rapport, seules les feuilles de rapport que vous avez créées s’imprimeront sous forme de pages individuelles.
Vous pouvez soit imprimer votre rapport sur papier, soit l’imprimer au format PDF et l’envoyer en pièce jointe d’un courriel.
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