Microsoft Word est bien plus qu’un simple traitement de texte. Il peut effectuer une foule de tâches qui vont au-delà de la simple saisie de mots, notamment une fonction très pratique de création d’étiquettes d’expédition.
Contenu
- Comment imprimer des étiquettes d’adresse individuelles ?
- Comment imprimer plusieurs étiquettes sur une seule page ?
- Utilisation de la fusion de courrier dans Microsoft Word
Dans ce guide, nous allons vous montrer comment imprimer des étiquettes à partir de Word, qu’il s’agisse d’une seule étiquette à utiliser sur une enveloppe ou d’une page d’étiquettes à utiliser pour des envois en nombre. C’est une tâche assez facile à réaliser, qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas par rapport à l’adressage manuel de vos envois.
Comment imprimer des étiquettes d’adresse individuelles ?
Étape 1 : ouvrez un document Word vierge et tapez l’adresse de votre destinataire n’importe où sur la page. Le processus est le même si vous travaillez à partir d’une lettre ou d’un mémo que sur une page vierge.
Remarque : nous utilisons la version 2201 de Word de Microsoft 365.
Étape 2 : sélectionnez l’adresse du destinataire et choisissez Mailings > Enveloppes dans le menu.
Étape 3 : Tapez votre adresse de retour dans la case appropriée et Word l’ajoutera à votre enveloppe au bon endroit. Vous pouvez également choisir d’omettre l’adresse de retour, et si vous avez installé un logiciel d’affranchissement électronique, Word peut également ajouter un code-barres d’affranchissement.
Étape 4 : cliquez sur Options… pour définir des paramètres tels que la taille de l’enveloppe et la police à utiliser pour les adresses de livraison et de retour.
Étape 5 : sélectionnez votre enveloppe et définissez correctement vos polices.
Étape 6 : Cliquez sur Imprimer pour imprimer votre enveloppe. Assurez-vous qu’une enveloppe est correctement chargée dans votre imprimante et que les paramètres de l’imprimante sont correctement définis pour l’enveloppe que vous imprimez. Nous n’aborderons pas ces paramètres ici, étant donné le grand nombre d’imprimantes disponibles.
Si c’est la première fois que vous saisissez l’adresse de retour, il vous sera demandé si vous souhaitez l’enregistrer comme valeur par défaut. Cliquez sur Oui si vous le souhaitez et sur Non si vous ne le souhaitez pas.
Comment imprimer plusieurs étiquettes sur une seule page ?
Étape 1 : sélectionnez l’adresse du destinataire et cliquez sur Étiquettes dans le menu Word.
Étape 2 : cliquez sur Options… pour ouvrir l’écran Options des étiquettes. Ici, vous devez identifier le produit d’étiquetage que vous utilisez. Assurez-vous que l’imprimante est correctement configurée, ainsi que le fournisseur d’étiquettes et le numéro de produit. Cela permettra de définir la façon dont les étiquettes seront imprimées. Cliquez sur Détails… pour affiner vos options d’étiquettes.
Utilisation de la fusion de courrier dans Microsoft Word
Si vous souhaitez imprimer une feuille d’étiquettes à plusieurs destinataires plutôt qu’au même destinataire, vous pouvez utiliser la fonction de fusion de courrier de Microsoft.
Étape 1 : cliquez sur la flèche vers le bas sur Sélectionner les destinataires dans l’option de menu Démarrer la fusion de courrier. Deux options s’offrent à vous : Saisir une nouvelle liste… et Utiliser une liste existante…
Étape 2 : si vous partez de zéro, sélectionnez Taper une nouvelle liste… Un tableau vous permettant d’ajouter les informations sur vos destinataires s’affiche. Saisissez chacun de vos destinataires ici. Cliquez sur Nouvelle entrée pour créer un nouveau destinataire.
Vous pouvez utiliser Rechercher… pour localiser un destinataire que vous avez peut-être déjà saisi, et Personnaliser les colonnes… pour ajouter et supprimer des éléments du tableau.
Étape 3 : cliquez sur OK pour enregistrer votre liste. L’emplacement par défaut des sources de données s’affiche, et vous pouvez nommer et enregistrer votre fichier ici.
Étape 4 : Pour sélectionner une liste de diffusion que vous avez déjà créée, choisissez Utiliser une liste existante… dans le menu déroulant. Vous devriez vous ouvrir à l’emplacement de votre source de données par défaut et votre liste de diffusion enregistrée devrait être disponible. Sélectionnez-la et cliquez sur Ouvrir.
Notez que Mail Merge peut également extraire des bases de données externes, mais cela dépasse le cadre de ce guide.
Étape 5 : vous pouvez modifier votre liste de destinataires, si nécessaire, en cliquant sur Modifier la liste de destinataires dans le menu. Vous disposez alors de plusieurs options, notamment la sélection des destinataires à inclure, l’ouverture de votre liste pour la modifier et l’affinement de votre liste de destinataires.
Étape 6 : pour lancer votre fusion de courrier, cliquez sur la flèche vers le bas dans Démarrer la fusion de courrier… et sélectionnez Étiquettes. Il existe de nombreuses autres options pour utiliser Mail Merge, mais nous nous concentrons ici sur l’impression d’étiquettes.
Étape 7 : vous remarquerez que le processus utilisé pour la fonction de fusion de courrier est le même que pour l’impression d’une étiquette avec plusieurs instances du même destinataire. Assurez-vous simplement que votre étiquette est correctement identifiée et que votre imprimante est chargée avec les bonnes étiquettes.
