La mise en œuvre d’une liste déroulante dans Excel est un moyen rapide et efficace de choisir des données prédéfinies. Ce faisant, vous gagnez du temps par rapport à la saisie manuelle de ces données dans une feuille de calcul donnée. Les listes déroulantes sont parfaites pour plusieurs usages, comme la saisie d’informations dans un formulaire.
Voici comment créer une liste déroulante dans Microsoft Excel.
Contenu
- Créer une liste déroulante en utilisant une plage de cellules
- Créer une liste déroulante en saisissant manuellement des données dans le champ Source
- Afficher un message lorsque la cellule de la liste déroulante est sélectionnée
- Afficher une alerte d’erreur
- Protéger votre liste déroulante
Créer une liste déroulante en utilisant une plage de cellules
La façon la plus courante de créer une liste déroulante dans Excel avec des sélections multiples est d’utiliser une plage, qui repose sur l’utilisation des données d’autres cellules.
- Étape 1 : choisissez une colonne dans laquelle vous souhaitez inclure les données qui seront affichées dans la liste déroulante associée. Ces données peuvent provenir de la même feuille de calcul où se trouvera la liste déroulante, mais vous pouvez également les inclure dans une feuille de calcul distincte (ajoutez une nouvelle feuille de calcul en bas de page). Cette dernière option donnera naturellement à votre feuille de calcul principale un aspect plus ordonné, plus professionnel et moins encombré.
- Étape 2 : Tapez toutes les entrées de données dans la colonne, chaque entrée ayant sa propre cellule.
- Étape 3 : cliquez sur la cellule où vous voulez que la liste déroulante apparaisse.
- Étape 4 : cliquez sur l’onglet Données en haut de la page, puis sélectionnez le bouton Validation des données.
- Étape 5 : Dans le menu Autoriser, sélectionnez Liste. Une flèche s’affiche sur le bord du champ Source. Cliquez sur cette flèche.
- Étape 6 : Une fois que la flèche susmentionnée a été sélectionnée, vous serez ramené à la vue principale de votre feuille de calcul. À partir de là, il vous suffit de vous rendre dans la colonne où vous avez saisi les données. Sélectionnez ensuite la plage de cellules en question en faisant glisser le curseur de la première cellule vers le bas jusqu’à la dernière cellule.
- Étape 7 : dans la mini-fenêtre pop-up Validation des données, cliquez sur le bouton flèche. La barre Source inclura la plage de cellules entière que vous avez sélectionnée dans les étapes précédentes. Cliquez sur OK.
Vous aurez maintenant un menu de liste déroulante situé dans la cellule que vous avez choisie à l’étape 3.
Créer une liste déroulante en saisissant manuellement des données dans le champ Source
Il existe plusieurs façons de créer une liste déroulante dans Excel. Cette méthode spécifique est la plus simple et est particulièrement efficace pour un débutant en tableur Microsoft Excel et pour les listes qui ne nécessiteront pas de mises à jour constantes.
- Étape 1 : Sélectionnez la cellule de la colonne dans laquelle vous souhaitez saisir une liste déroulante.
- Étape 2 : Cliquez sur le bouton Données dans la rangée supérieure des menus, puis choisissez le bouton Validation des données.
- Étape 3 : Cliquez sur le menu Autoriser dans la fenêtre suivante qui s’affiche. Sélectionnez maintenant Liste.
- Étape 4 : Dans le champ Source, entrez exactement ce que vous voulez inclure dans la liste déroulante. Veillez à mettre une virgule après chaque mot ou chiffre.
- Étape 5 : cliquez sur OK.
La cellule que vous avez initialement sélectionnée à l’étape 2 comporte désormais une liste déroulante fonctionnelle contenant toutes les informations que vous avez saisies à l’étape 5.
Affichage d’un message lorsque la cellule de la liste déroulante est sélectionnée
Une fois que vous avez créé votre liste déroulante, vous pouvez la rendre plus accessible en ajoutant un message de saisie.
Étape 1 : sélectionnez la cellule où se trouve la liste déroulante. Puis cliquez sur le bouton Validation des données.
Étape 2 : Sélectionnez l’option Message de saisie. Entrez un titre pertinent et le texte que vous souhaitez voir s’afficher lorsque vous cliquez sur la liste déroulante elle-même dans la zone de message de saisie. Le texte ajouté ici est limité à 225 caractères.
Affichage d’une alerte d’erreur
De la même manière que vous pouvez insérer un message décrivant l’objectif de la liste déroulante, vous pouvez également afficher une alerte d’erreur, qui peut apparaître lorsque du texte ou des données introuvables dans la liste sont saisis.
Étape 1 : sélectionnez la cellule dans laquelle vous avez créé votre liste déroulante. Cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur dans la fenêtre Validation des données, puis cochez la case Afficher une alerte d’erreur après la saisie de données non valides.
Saisissez un titre personnalisé et un message. Si les champs de titre ou de texte sont laissés vides, le titre sera automatiquement défini sur Microsoft Excel, tandis que le message sera le suivant : "La valeur que vous avez saisie n’est pas valide. Un utilisateur a restreint les valeurs qui peuvent être saisies dans cette cellule."
Étape 2 : Choisissez un style parmi ceux proposés, comme le signe Stop (X). Cliquez sur OK.
Si vous souhaitez que le message qui s’affiche n’empêche pas les personnes de saisir des données non valides ne figurant pas dans la liste déroulante, sélectionnez l’option Information ou Avertissement dans le menu Style. Les deux options présentent leur propre style.
Protection de votre liste déroulante
Pour empêcher quiconque de visualiser ou d’altérer la source des données de la liste déroulante, vous pouvez verrouiller ces cellules.
Étape 1 : Allez dans la colonne où sont saisies les données de la liste déroulante. Sélectionnez ensuite les cellules que vous souhaitez verrouiller afin d’empêcher toute modification provenant de sources non autorisées.
Après avoir sélectionné la zone que vous souhaitez verrouiller, cliquez sur l’onglet Accueil. Dans la section Alignement, cliquez sur la petite flèche en bas à droite. Cela ouvrira la fenêtre Format des cellules. Allez dans l’onglet Protection, cochez la case Verrouillé, puis cliquez sur OK.
Étape 2 : cliquez sur l’onglet Révision. Sélectionnez Protéger la feuille ou Protéger le classeur. Faites les ajustements nécessaires selon vos besoins et cliquez sur OK.
