Ce qu’il faut savoir
- Sélectionnez l’icône du tableau de bord des activités (flèche en dents de scie) en haut à droite.
- Vous pouvez également sélectionner Outils > Tableau de bord des activités dans le menu.
- Choisissez l’onglet Visualisateurs dans la fenêtre qui s’ouvre.
Cet article explique comment savoir qui a consulté un document que vous avez partagé dans Google Documents. Cette fonction est très pratique pour s’assurer que toutes les personnes censées consulter le document le font. Cette fonctionnalité est disponible pour les abonnés à Google Espace Pro qui utilisent un plan d’affaires, d’entreprise, d’éducation ou à but non lucratif.
Voir qui a consulté un document Google
Pour savoir qui a consulté un document, rendez-vous sur Google Documents et connectez-vous avec votre compte Google. Ensuite, ouvrez le document.
- Sélectionnez l’icône Tableau de bord des activités (flèche dentelée) en haut à droite ou Outils > Tableau de bord des activités dans le menu.
- Confirmez que Visionneuses est sélectionné sur le côté gauche.
- Utilisez l’onglet "Tous les utilisateurs" sur la droite pour voir qui a consulté le document. Vous verrez leur nom et la date de leur dernière consultation.
Fonctions supplémentaires de visualisation du tableau de bord
Sélectionnez Visionneurs et utilisez l’onglet Partagé avec pour voir toutes les personnes avec qui vous avez partagé le document et savoir qui d’autre doit le consulter. Vous pouvez également utiliser la colonne Email pour envoyer un message de rappel aux personnes avec lesquelles vous avez partagé le document.
Sélectionnez Viewer Trend pour voir le nombre de spectateurs uniques par jour. Choisissez un jour particulier sur le graphique à colonnes pour voir combien de spectateurs ont été capturés ce jour-là.
Vous ne voyez pas d’activité de visualisation ?
Si vous ne voyez pas de téléspectateurs et que vous pensez que vous devriez, considérez les raisons suivantes.
- Vous pouvez uniquement consulter l’activité des fichiers appartenant à un compte Google doté de la fonctionnalité Tableau de bord des activités.
- Vous ne pouvez voir les activités qu’après avoir accédé au tableau de bord des activités.
- Le document a peut-être trop de vues ou de spectateurs pour afficher les détails du tableau de bord des activités.
- Les personnes qui devraient consulter le document ont choisi de ne pas afficher leur historique des consultations (voir ci-dessous).
- Vous ou l’administrateur avez peut-être désactivé l’historique des consultations (voir ci-dessous).
Activer l’historique des consultations du tableau de bord des activités
Si vous êtes l’administrateur du compte Google et que vous souhaitez vous assurer que l’historique des affichages est activé pour Google Documents, visitez votre console d’administration Google et connectez-vous.
- Dans la navigation de gauche, développez Apps > Google Workspace et sélectionnez Drive and Docs.
- Faites défiler la page jusqu’à et sélectionnez Paramètres du tableau de bord des activités.
- Confirmez que l’option Historique d’affichage des utilisateurs est activée. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l’icône de modification (crayon) à droite, choisissez ON et cliquez sur Enregistrer.
En option, vous pouvez activer l’accès à l’historique des vues pour que les autres utilisateurs puissent voir les téléspectateurs et les tendances des téléspectateurs dans le tableau de bord des activités.
Activation de l’historique d’affichage individuel
Pour aider la personne qui doit consulter le document à afficher son historique des affichages ou à afficher le vôtre, ouvrez le document dans Google Documents et procédez comme suit.
- Sélectionnez Outils > Tableau de bord des activités dans le menu.
- Choisissez Paramètres de confidentialité sur la gauche.
- Activez l’un ou les deux boutons à droite. Le bouton Paramètres du compte affiche l’historique des consultations pour tous les documents Google, tandis que le bouton Paramètres du document ne l’affiche que pour le document en cours.
- Sélectionnez Sauvegarder.
Le fait de savoir qui a consulté un document Google Doc est un moyen pratique de s’assurer que tout le monde a pris connaissance du document. Pour savoir qui a modifié un document que vous avez partagé, vous pouvez également consulter l’historique des révisions.
FAQ
- Comment puis-je partager des documents Google ?
Ouvrez le document que vous souhaitez partager et sélectionnez Partager. Saisissez l’adresse électronique de la personne ou du groupe avec lequel vous souhaitez partager le document, et choisissez s’ils auront des privilèges d’éditeur, de visualisateur ou de commentateur. Vous pouvez également définir l’accès sur "Toute personne disposant d’un lien", sélectionner "Copier le lien" et envoyer le lien aux personnes que vous souhaitez partager. - Comment modifier les paramètres de partage dans Google Documents ?
Pour modifier les paramètres de partage, par exemple, si vous souhaitez supprimer le partage d’un document Google, sélectionnez Fichier > Partager > Partager avec d’autres. Choisissez la personne avec laquelle vous partagez, accédez à son statut de partage actuel (éditeur, par exemple), puis sélectionnez Supprimer l’accès. - Comment partager un dossier dans Google Documents ?
Pour partager un dossier dans Google Documents, ouvrez Google Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Partager. Saisissez l’adresse électronique de la personne ou du groupe avec lequel vous souhaitez partager le dossier, et choisissez si cette personne disposera de droits d’édition, de visualisation ou de commentaires.
