Un tableau de bord Excel est un endroit où vous pouvez suivre tous les indicateurs essentiels, KPI, métriques et autres points de données de votre entreprise en un seul endroit visuel et central.
Types de tableaux de bord:
Il existe trois types courants de tableaux de bord dans Excel, tels que :
1. Les tableaux de bord stratégiques : Un tableau de bord stratégique est un outil de rapport utilisé pour surveiller l’état des indicateurs clés de performance (ICP) et est généralement utilisé par les dirigeants. Les données qui sous-tendent un tableau de bord stratégique sont mises à jour régulièrement mais à des intervalles moins fréquents qu’un tableau de bord opérationnel.
Les tableaux de bord stratégiques peuvent être consultés une fois par jour et aident les cadres à rester au fait des indicateurs clés de performance dans l’ensemble de l’entreprise.
2. Tableaux de bord analytiques : Un tableau de bord analytique est un outil de reporting utilisé pour analyser de grands volumes de données afin de permettre aux utilisateurs d’étudier les tendances, de prédire les résultats et de découvrir des informations.
Les tableaux de bord analytiques sont plus courants dans les outils de veille stratégique car ils sont généralement développés et conçus par des analystes de données. Les données qui sous-tendent un tableau de bord analytique doivent être exactes et à jour et peuvent n’être mises à jour que rarement.
Comment créer un tableau de bord ?
Vous trouverez ci-dessous le processus étape par étape pour créer un tableau de bord dans Excel :
Étape 1 : Importez vos données dans Excel.
Tout d’abord, vous devez importer vos données dans Excel. Vous pouvez directement copier et coller les données, ou en utilisant CommCare, vous pouvez créer une connexion Excel à votre exportation.
Le meilleur moyen est d’utiliser ODBC (ou Live Data Connector). Il peut connecter vos applications à Excel, en transmettant des données en temps réel de votre application à Excel. Lorsque les données sont mises à jour dans votre application, votre tableau de bord Excel sera également mis à jour pour refléter les dernières informations.
Ensuite, configurez un tableau Excel avec les données brutes sur un autre onglet. Avec un tableau Excel, vous pourrez nommer vos lignes, vos colonnes et vos cellules. Cela facilite les références par la suite.
Étape 2 : configurez votre onglet de tableau de bord
Une fois que vous avez ajouté vos données, vous devez structurer votre classeur.
- Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez deux ou trois feuilles.
- Vous pouvez avoir une feuille pour votre tableau de bord, une feuille pour le tableau et une feuille pour les données brutes (vous pouvez masquer les données brutes).
Cela vous permettra d’organiser votre classeur Excel.
Dans l’exemple ci-dessous, nous avons trois onglets et plaçons le tableau de bord en premier onglet pour un accès facile.
Étape 3 : Créez un tableau avec les données brutes
Dans la feuille Données brutes, importez ou copiez-collez vos données. Assurez-vous que les informations sont sous forme de tableau. Cela signifie que chaque élément ou point de données se trouve dans une seule cellule.
Dans l’exemple ci-dessous, nous ajoutons des colonnes telles que le nom du projet, la date de début, la date de fin, la durée et le budget.
Étape 4 : Analysez les données
Avant de créer le tableau de bord, prenez le temps d’examiner vos données et de déterminer ce que vous souhaitez mettre en évidence sur votre tableau de bord. Avez-vous besoin d’afficher toutes les informations ? Quel genre d’histoire essayez-vous de communiquer ? Devez-vous ajouter ou supprimer des données ?
Une fois que vous avez analysé vos données pour refléter votre objectif, vous devrez ensuite utiliser différentes caractéristiques et fonctions d’Excel telles que :
- Les formules Excel telles que SUMIF, OFFSET, COUNT, VLOOKUP, GETPIVOTDATA, etc.
- Les tableaux croisés dynamiques
- Les tableaux Excel
- la validation des données
- Formes automatiques
- Plages nommées
- Mise en forme conditionnelle
- Graphiques
- Widgets de tableau de bord Excel
- Macros
Déterminez d’abord l’objectif de votre tableau de bord et voyez quels outils (caractéristiques et fonctions) vous devez utiliser pour analyser les données.
Vous n’avez pas besoin de savoir utiliser chacun de ces outils Excel. Avec quelques connaissances de base sur les graphiques et les tableaux croisés dynamiques, vous pouvez facilement créer un tableau de bord Excel.
Étape 5 : créer le tableau de bord
Cette étape pourrait se résumer à l’insertion des graphiques et des éléments visuels dont vous avez besoin dans votre tableau de bord.
Le résultat final est une feuille de calcul avec différents visuels qui raconteraient une histoire sur vos données et rempliraient l’objectif de votre tableau de bord.
Pensez à utiliser les nouveaux graphiques d’Excel qui ont été publiés dans le cadre d’Excel 2016. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt s’il y a un calendrier à respecter. Ou bien vous pouvez utiliser un graphique aussi simple qu’un diagramme à barres.
Pour ajouter un graphique
Nous allons ajouter un graphique pour montrer visuellement la chronologie de votre projet.
Étape 1 : accédez à votre feuille Dashboard et cliquez sur l’onglet Insertion.
Étape 2 : dans la section Graphiques, cliquez sur l’icône du graphique à barres et sélectionnez la deuxième option.
Étape 3 : Maintenant, vous devez lier ce graphique à barres aux colonnes Nom du projet, Date de début et Date de fin dans votre feuille de données brutes.
Pour changer le format des graphiques
Étape 1 : dans votre feuille Dashboard, cliquez sur Insertion et sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez créer.
Étape 2 : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le graphique et cliquez sur Sélectionner les données.
Étape 3 : cliquez sur Ajouter dans les entrées de légende (Séries).
Étape 4 : dans le champ Nom de la série, cliquez sur le titre de la colonne que vous souhaitez ajouter sur la feuille de données brutes et appuyez sur la touche Entrée.
Étape 5 : Dans le champ Series values, sélectionnez toutes les données de la colonne correspondante. Appuyez sur la touche Entrée, puis cliquez sur le bouton Ok.
Si votre axe des X n’est pas correctement étiqueté, pour y remédier, cliquez sur Modifier dans le champ Étiquettes de l’axe horizontal (catégorie) et dans la feuille de données brutes, sélectionnez ce que vous souhaitez afficher sur l’axe des X.
Étape 6 : répétez ce processus pour tous les autres graphiques que vous souhaitez créer.
Votre feuille de tableau de bord contient maintenant tous les graphiques que vous avez créés, et ressemble à ce qui suit :
Vous pouvez également personnaliser vos visuels pour qu’ils reflètent votre marque. Vous pouvez toujours changer les couleurs des graphiques, les polices de caractères, et même une petite macro pour ajouter du style à votre tableau de bord.
À faire et à ne pas faire
Bien que certaines des recommandations ci-dessous varient d’un projet à l’autre, elles s’appliquent généralement à la plupart des types de tableaux de bord. Voici les choses à retenir pour la création d’un tableau de bord Excel :
- Évitez d’utiliser des fonctions volatiles sur votre classeur telles que N NOWN, N TODAYN et N OFFSETN car elles ralentiront les calculs.
- Faites en sorte que votre tableau de bord soit facile à comprendre et simple. Il peut être tentant d’ajouter des effets et des graphiques impressionnants, mais cela pourrait rendre votre tableau de bord difficile à comprendre.
- Évitez d’insérer des éléments visuels inutiles dans votre tableau de bord. Ils ajouteront de l’espace et ne feront que compliquer votre tableau de bord.
- Utilisez des panneaux de gel pour que l’utilisateur de votre tableau de bord puisse y naviguer plus facilement. Vous pouvez libérer les lignes ou même les rubriques afin qu’elles soient toujours visibles pour l’utilisateur.
- Créez un guide de l’utilisateur pour votre tableau de bord ou ajoutez des formes ou des chiffres, afin que l’utilisateur sache quel visuel regarder en premier.
- Utilisez différents onglets pour garder votre tableau de bord organisé en utilisant différentes feuilles pour différentes choses. Par exemple, un onglet contiendra le tableau de bord lui-même, et un autre onglet stockera les données brutes qui alimentent le tableau de bord.
