Le tri des données est une partie essentielle de l’analyse des données. Dans Excel, vous pouvez réorganiser les données en les triant afin de trouver rapidement l’enregistrement voulu. Les données peuvent être triées de différentes manières, par exemple par ordre alphabétique (A à Z, Z à A), du plus haut au plus bas, du plus bas au plus haut, par date et heure, et de bien d’autres manières encore.
Le tri des données est toujours nécessaire pour une recherche rapide ; il organise les données de manière à faciliter la recherche. Si les données sont triées, il est facile de trouver n’importe quel enregistrement dans le tableau ou la feuille Excel. Il permet aux utilisateurs de gagner du temps en effectuant des recherches rapides dans des données triées. Excel fournit une fonction intégrée appelée SORT() pour organiser les données de manière triée.
Ce chapitre définira comment on peut trier des données dans Excel.
Comment les différentes données peuvent-elles être triées ?
- Les données textuelles peuvent être triées par ordre alphabétique, c’est-à-dire de A à Z ou de Z à A.
- Les données numériques peuvent être triées par plage, c’est-à-dire du plus élevé au plus bas ou du plus bas au plus élevé.
- par date et heure, c’est-à-dire du plus récent au plus ancien ou du plus ancien au plus récent.
Vous pouvez utiliser n’importe laquelle de ces techniques pour trier vos données Excel. Dans une feuille/tableau Excel, vous pouvez trier une ou plusieurs colonnes. Par exemple, triez les enregistrements du tableau des employés, d’abord par leur salaire, puis par leur nom de famille.
Comment trier dans Excel ?
Ici, nous allons définir comment trier des données dans Excel. Excel fournit la fonction TRI pour organiser les données d’une certaine manière. Vous pouvez trier manuellement les données du tableau en entrant la formule et en fournissant les paramètres requis. Sinon, Excel offre des raccourcis pour trier les données d’Excel.
Nous allons d’abord vous décrire ce qu’est la fonction sort(), puis nous vous montrerons les étapes pour trier les données en prenant différents exemples.
Qu’est-ce que la fonction sort() ?
SORT() est une fonction qui est utilisée dans Excel pour trier les colonnes et arranger les données du tableau. Elle permet aux utilisateurs de trier les données par ordre alphabétique, numérique ou par date. Vous pouvez également créer des groupes et appliquer la fonction sort() à ces groupes individuellement.
Par défaut, elle trie les données d’un tableau Excel par ordre croissant en utilisant la première colonne.
Syntaxe
Voici la syntaxe de la fonction sort() suivante ayant quatre paramètres, dont un est permanent et les trois autres sont facultatifs :
=SORT(tableau, [sortIndex], [sortOrder], [byColumn])
Paramètres
Tableau : C’est une plage ou un tableau dans un tableau Excel sélectionné pour le tri.
[SortIndex] : Il s’agit d’un paramètre facultatif. Dans ce paramètre, spécifiez le numéro de colonne pour le tri des données du tableau. Sa valeur par défaut est 1, ce qui signifie qu’il choisit la première colonne du tableau Excel.
[SortOrder] : Il s’agit également d’un paramètre facultatif. En utilisant ce paramètre, vous pouvez spécifier l’ordre de tri. Sa valeur par défaut est également 1, ce qui signifie un tri par ordre croissant.
Passez 1 pour un tri par ordre croissant et -1 pour un tri par ordre décroissant.
[byColumn] : Il indique soit le tri par colonne, soit par ligne. Sa valeur par défaut est FALSE.
TRUE – Tri par colonne
FALSE – Tri par ligne
Valeur de retour
La fonction sort() renvoie le tableau après avoir trié les données.
Mise en œuvre de la formule sort() (pour les utilisateurs de l’abonnement Excel 365)
Nous allons maintenant vous montrer comment vous pouvez mettre en œuvre cette formule dans votre feuille Excel. Mais ceci ne peut être mis en œuvre que par les utilisateurs de l’abonnement Excel 365. Dans Excel 2016, 2019, cette façon de trier ne fonctionne pas. Nous avons une autre méthode pour cela discutée dans ce chapitre ci-dessous.
Étape 1 : Nous avons cet ensemble de données contenant des données de nom et d’âge dans un ordre non trié. Nous allons utiliser la fonction sort() et les réorganiser.
Tri par ordre croissant
Étape 2 : Sur la page d’accueil d’Excel, allez dans la barre de formule et tapez cette formule sort() pour obtenir les données triées par rapport à la colonne Age.
=SORT(A2:B8, 2, 1)
- Ici, A2:B8 est la source/plage du tableau à trier
- 2 est la colonne2 spécifiée (Age) pour le tri.
- 1 est l’ordre ascendant de tri
Étape 3 : Maintenant, appuyez sur la touche Entrée et vous verrez que le résultat trié a été automatiquement collé dans les nouvelles cellules (D et E).
Tri par ordre décroissant
Dans cet exemple, nous allons trier les données Excel par Nom dans l’ordre alphabétique décroissant.
Étape 1 : Sur la page d’accueil d’Excel, allez dans la barre de formule et tapez cette formule sort() pour obtenir les données triées par rapport à la colonne Nom.
=SORT(A2:B8, 1, -1)
- Ici, A2:B8 est la source/plage du tableau pour le tri.
- 1 est la colonne1 spécifiée (Nom) pour le tri.
- -1 est l’ordre décroissant de tri
Étape 2 : Maintenant, appuyez sur la touche Entrée et vous verrez que le résultat trié a été automatiquement collé dans les nouvelles cellules (D et E).
Conseil sur la fonction Excel Sort()
- Actuellement, la fonction sort() ne peut pas être tapée manuellement et accessible dans toutes les versions d’Excel. Elle est uniquement disponible pour les abonnements à Microsoft 365.
- Excel 2016, 2019 ne prend pas en charge la fonction sort(). Cependant, ces versions disposent d’un autre moyen d’utiliser cette formule à partir du ruban Excel, qui est abordé plus loin dans ce chapitre.
- Si vous essayez d’accéder à cette formule dans une autre version d’Excel que la version 265 de Microsoft, cette erreur s’affichera.
Trier les données à partir du ruban Excel (pour tous les Excel)
Il n’est pas possible de se souvenir à chaque fois de toutes les formules d’Excel et de leurs paramètres. C’est pourquoi Excel propose également une autre façon d’utiliser ces formules. Outre cette méthode, nous allons également décrire d’autres façons d’utiliser la fonction sort() pour trier les données Excel.
Excel a ajouté certaines des formules les plus nécessaires dans son ruban pour un accès rapide et facile, ce qui est efficace pour l’utilisateur non informaticien. Utilisez l’une d’entre elles qui vous semble simple et facile. Ici, nous avons plusieurs exemples utilisant différentes valeurs de paramètres.
Étapes pour trier les données d’un tableau entier
Nous avons un tableau Excel de données simples avec deux colonnes, le nom et l’âge. Les données du tableau ne sont pas encore organisées. Maintenant, nous allons trier ce tableau de données par rapport à la colonne Nom, par ordre alphabétique.
Trier par texte
Ici, nous allons trier les données du tableau entier par une chaîne de texte. Nous avons quelques étapes simples pour trier les données par ordre alphabétique.
Étape 1 : Créez un tableau, comme le nôtre ou ouvrez votre feuille Excel existante dont vous voulez trier les données.
Étape 2 : Sélectionnez toutes les données de la feuille pour trier l’ensemble de la feuille Excel en utilisant une seule valeur de colonne. Cela signifie que lorsque les valeurs de colonne sont triées, les données de la colonne associée seront également triées.
Étape 3 : Maintenant, naviguez vers l’onglet Données dans la barre de menu Excel, où vous obtiendrez une option de fonction de tri dans le groupe Tri et Filtre.
Cliquez sur cette option de tri qui ouvrira une boîte de dialogue contextuelle.
Étape 5 : Dans cette boîte de dialogue, spécifiez/sélectionnez une colonne dans la liste sur la base de laquelle vous voulez trier les données. Par exemple, Produit pour trier le tableau.
Étape 6 : Spécifiez l’ordre de tri soit de A à Z, soit de Z à A et cliquez sur le bouton OK. Nous allons sélectionner l’ordre ascendant (A à Z).
Étape 7 : Constatez que toutes les données du tableau ont été triées avec succès selon la colonne (Produit) et l’ordre de tri que vous avez choisis. Les données des lignes associées ont également été triées.
Trier une seule colonne
Parfois, vous n’avez besoin de trier que les données d’une seule colonne, mais vous ne voulez pas trier toutes les données du tableau. Nous allons donc montrer qu’il est possible de trier une seule colonne. Rappelez-vous que le tri d’une colonne est plus facile que le tri du tableau entier.
Étape 1 : Ouvrez votre feuille Excel existante pour trier les données et sélectionnez une colonne que vous voulez trier.
Étape 2 : Naviguez jusqu’à l’onglet Données dans la barre de menu Excel, où vous obtiendrez l’option Fonction de tri.
Étape 3 : Si vous voulez trier dans l’ordre du plus bas au plus haut, cliquez sur le bouton de tri A-to-Z pour trier.
Étape 4 : Si vous voulez trier par ordre alphabétique du plus bas au plus haut, cliquez sur le bouton de tri de Z à A pour trier.
Étape 5 : Une boîte de dialogue s’ouvre lorsque vous sélectionnez l’ordre de tri, comme illustré ci-dessous. Si vous voulez étendre le tri et réorganiser l’ensemble des données du tableau, cochez l’option Étendre la sélection.
Étape 6 : Si vous voulez trier uniquement les données de la colonne sélectionnée, cochez l’option Continuer avec la sélection actuelle.
Cette fois-ci, nous ne trierons qu’une seule valeur de colonne. Donc, nous allons sélectionner l’option Continuer avec la sélection actuelle dans cette boîte de dialogue et cliquer sur le bouton Trier ici.
Étape 6 : Voir la capture d’écran ci-dessous ; seules les valeurs de la colonne sélectionnée ont été triées (ordre A à Z), et le reste des données de la colonne est resté le même.
Trier par nombre
Excel ne permet pas seulement de trier les données par ordre alphabétique ; il permet également de trier les données du tableau en utilisant les données numériques de la colonne. Nous allons donc maintenant trier les données par numéro. Le processus de tri d’une feuille Excel à l’aide de la colonne numérique est presque le même que celui du tri d’un tableau à l’aide du paramètre chaîne. Cela signifie que c’est presque la même chose que de trier du texte.
Voici quelques étapes simples pour trier les données par numéro, dans l’ordre croissant ou décroissant.
Étape 1 : Créez un tableau, comme le nôtre, ou ouvrez votre feuille Excel existante dont vous voulez trier les données.
Étape 2 : Sélectionnez la colonne de données numériques pour trier les données de cette colonne ainsi que la colonne qui lui est associée. Cela signifie que l’ensemble des données du tableau sera trié. Par exemple, nous allons trier les données de ce tableau en fonction de la quantité de produits achetés.
Étape 3 : Maintenant, naviguez vers l’onglet Data dans la barre de menu Excel, où vous obtiendrez une option de fonction de tri dans le groupe Sort & Filter.
Cliquez sur cette option de tri qui vous aidera à trouver les valeurs rapidement en triant les données.
Étape 5 : Une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande soit d’étendre la sélection, soit de continuer avec la sélection actuelle. Ici, cochez le bouton radio Étendre la sélection et cliquez sur le bouton Trier ci-dessous.
Étape 6 : Une autre boîte de dialogue s’affiche et vous demande de spécifier/sélectionner une colonne de la liste sur la base de laquelle vous voulez trier les données. Par exemple, Quantité pour trier le tableau.
Étape 6 : Maintenant, choisissez l’ordre de tri soit du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit dans la liste et cliquez sur le bouton OK. Nous allons choisir l’ordre décroissant (du plus grand au plus petit).
Étape 7 : Constatez que les données du tableau entier ont été triées avec succès selon la colonne (Produit) et l’ordre de tri que vous avez choisis. Les données des lignes associées ont également été triées.
Les autres colonnes ont également été triées avec les données de la colonne sélectionnée dans l’ordre décroissant de la quantité achetée.
