La fonction VLOOKUP est une fonction très populaire lorsqu’on traite de grands répertoires ou bases de données Excel. Elle permet à l’utilisateur de trouver rapidement des informations ciblées sur une entrée spécifique sans avoir à parcourir toute la feuille de calcul.
Contenu
- Comprendre le cheminement des VLOOKUP
- Notes importantes à retenir
Ne vous inquiétez pas, cette fonction n’est pas aussi intimidante qu’elle en a l’air, et elle peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous permettre une analyse plus libre. Voici comment utiliser la fonction VLOOKUP dans Excel.
Comprendre le cheminement de VLOOKUP
La fonction VLOOKUP est divisée en quatre "arguments" différents, ou valeurs entrées dans la fonction. Ces arguments définissent exactement l’endroit où VLOOKUP va puiser des informations. Ainsi, même si vous démarrez la fonction avec la formule de base =VLOOKUP(), les quatre arguments que vous placez entre ces parenthèses feront tout le travail.
En bref, vous indiquerez à VLOOKUP la valeur que vous souhaitez rechercher, la plage dans laquelle se trouve la valeur, la colonne dans laquelle se trouve la valeur de retour et si le retour doit être exact ou approximatif. Si vous n’avez pas beaucoup d’expérience avec les fonctions Excel, cela peut ne pas avoir beaucoup de sens. Facilitons les choses en décomposant chaque argument en fonction de ses performances. N’oubliez pas de penser à un exemple comme un annuaire d’employés ou une feuille de notation de classe pour voir comment cela peut fonctionner dans la vie réelle.
Étape 1 : Sélectionnez le premier argument.
Il s’agit de votre valeur de consultation, ou des informations d’identification que vous utiliserez pour extraire des données sur une ligne spécifique dans une base de données ou un répertoire. C’est dans cet espace que vous saisirez des informations telles que les ID des employés ou des classes, des noms spécifiques, etc. Vous pouvez choisir l’emplacement de cette valeur de consultation, mais l’idéal est de la placer à proximité du VLOOKUP pour faciliter l’analyse et de l’étiqueter clairement pour que vous sachiez toujours ce que vous devez saisir.
Étape 2 : Sélectionnez le deuxième argument.
Il s’agit de la plage dans laquelle se trouve votre premier argument, la valeur de recherche. Par exemple, si vous recherchez un numéro d’identification d’employé spécifique, cet argument doit contenir la base de données entière. Le plus simple est de cliquer manuellement sur la toute première entrée, puis de faire glisser votre curseur vers le bas jusqu’à l’entrée finale en bas à droite, afin d’englober toutes les valeurs de la base de données. Pour les très grandes bases de données, saisissez manuellement la première entrée (A2, par exemple), un deux-points, et la dernière entrée (B5, dans ce cas), comme : A2:B5.
Notez que le deuxième argument doit toujours commencer par la première colonne (la plus à gauche) de la base de données ou de la plage. C’est également la raison pour laquelle VLOOKUP ne fonctionne pas bien avec les listes orientées horizontalement, mais c’est rare dans les feuilles de calcul.
Étape 3 : Sélectionnez le troisième argument.
VLOOKUP connaît maintenant la plage complète de la base de données ou de la table où il cherche des informations, mais il a besoin d’un peu plus d’aide. Vous devez maintenant sélectionner la colonne dans laquelle se trouve la valeur de retour, c’est-à-dire l’entrée spécifique que vous souhaitez obtenir lorsque vous saisissez la valeur de votre recherche.
Le troisième argument doit être un nombre, et non une lettre de colonne. Commencez à compter à partir de la première colonne d’entrée de la liste et comptez vers la droite jusqu’à ce que vous atteigniez la colonne contenant les données qui vous intéressent (comme les primes des employés ou les notes des étudiants). Saisissez ce nombre dans la fonction afin que VLOOKUP sache ce qu’il doit retourner.
Étape 4 : Sélectionnez le quatrième argument.
Le quatrième argument est un peu différent : vous pouvez taper FALSE ou TRUE ici pour spécifier si vous voulez retourner une correspondance exacte ou une correspondance approximative. Vous n’avez pas besoin d’effectuer cette étape si vous voulez terminer la fonction ici, mais elle a son utilité. Un argument FALSE renverra une erreur si la fonction ne trouve pas votre valeur d’entrée – si, par exemple, l’ID de l’employé que vous entrez n’existe pas. Un argument VRAI arrondira le résultat le plus proche possible et renverra la valeur souhaitée pour cette entrée, ce qui peut simplifier certains types d’analyse.
Votre fonction VLOOKUP étant terminée, vous pouvez maintenant commencer à saisir des valeurs dans votre espace de consultation et voir les résultats que VLOOKUP renvoie.
Notes importantes à retenir
- VLOOKUP se déplace toujours vers la droite. Il ne se déplace pas vers la gauche. Gardez cela à l’esprit lorsque vous organisez vos données de recherche.
- VLOOKUP ne comprend pas les doublons. Par exemple, si deux employés ont le même nom de famille, VLOOKUP s’arrêtera simplement au premier de la liste, qu’il s’agisse ou non du nom que vous vouliez. C’est pourquoi cette fonction est souvent utilisée avec des noms complets ou des numéros d’identification.
- VLOOKUP est sensible à la casse, ce qui lui permet de faire la différence entre un mot en majuscule et un autre qui ne l’est pas.
- Comme d’autres fonctions Excel, il est facile d’étendre la fonction VLOOKUP à un tableau complet pour renvoyer plusieurs valeurs à la fois, en fonction de votre projet. Une fois que vous êtes à l’aise avec le processus, vous pouvez commencer à l’utiliser de manière plus complexe !
